La presente guía pretende dar facilidades para el cumplimiento de la nueva normativa de protección de datos (RGPD). Es necesario tener las últimas versiones (F.1.C) o superior.
Nuevo dato en la ficha de abonado y de contactos
Se ha añadido el dato «Cesión» para autorizar explícitamente que el cliente nos autoriza a ceder sus datos a terceras empresas. De la misma manera en la ficha de contactos (posibles clientes) también se incorporan estos datos.
En las pantallas de selección para correspondencia estas casillas se tienen en cuenta
Asegurar el consentimiento de recibir comunicaciones
Si queremos asegurarnos de que los clientes nos dan su consentimiento expreso para recibir comunicaciones según esta nueva ley podemos seguir los siguientes pasos:
1. Enviar un comunicado a los clientes donde se solicita su consentimiento :
Se puede generar desde el programa a través de mail o Newsletter (para más información sobre los tipos de envío revisar las guías de Marketing y correspondencia) , o bien si dispone de un formulario Word para que lo puedan rellenar. En este caso en la nueva versión del programa se ha añadido dicho documento (véase nota aclaratoria), donde deberán incluir sus textos de RGPD y su logo. Posteriormente deberán guardarlo en la ruta que hayan indicado en: Gestión de Socios > Archivo > Parámetros de Configuración (en la pestaña Formatos y Rutas)
* Importante: El documento de Ejemplo añadido NO es válido sin adaptarlo según su Asesor Legal
* Nota: Si disponen de una tableta de firmas homologada por GPA puede ser utilizada para que el cliente firme y así evitar la impresión en papel y su almacenamiento físico
2. Marcado preventivo conforme NO desean recibir notificaciones de ningún tipo: Opcionalmente, una vez enviado el comunicado, podemos marcar a todos los abonados y contactos preventivamente para NO recibir ningún comunicado y se puede indicar una fecha límite para el control de accesos. Cualquier persona que no haya confirmado en un sentido y otro su decisión no podrá acceder al club y se le podrá solicitar respuesta.
Si la fecha se deja en blanco NO bloqueará el acceso. Esta opción esta disponible en: Gestión de Socios > Procesos > Procesos Varios > Adaptar datos par el RGPD
Añadir textos de RGPD
Tenéis la opción de añadir un texto de la RGPD en:
Facturas; Para ello deberéis definir el texto a mostrar en: Gestión de socios > Archivo > Tablas de Formatos > Textos LOPD
Deberéis dar de alta la opción 20 e indicar el texto a mostrar
En el Panel de Firmas Digital ; Para ello deberéis definir el texto a mostrar en : Gestión de socios > Archivo > Tablas de Formatos > Textos LOPD
Deberéis dar de alta para la nueva alta el código 50, para las bajas el 51 y el 52 para el documento del RGPD. (Revisar si ya están dados de alta con la actualización)
Aunque se hayan dado de alta con la actualización estos textos deben incluir su texto de RGPD para que aparezca en los documentos. Hay que tener en cuenta que en del panel de firmas (52), ha de se runa frase corta.